各市、县、自治县教育（教科）局，省农垦总局教育局，海南钢铁公司教育处，洋浦经济开发区社会发展局，各高等学校、中等专业学校，厅直属中学（单位）：

    海南省教育行政办公系统自2004年初建成运行以来，省教育厅、各市县教育局和各校基本能利用行政办公系统进行公文交换，有效地提高了工作效率。为进一步提高教育行政办公系统的使用效益，推进我省教育系统电子政务建设进程，真正实现无纸化办公，我厅决定自2005年7月1起在全省教育系统范围内全面通过教育行政办公系统实施公文交换，现将有关事项通知如下：

    一、交换范围

    所有已接入海南省教育行政办公系统的单位。

    二、交换内容和时限

    各单位印发的非涉密公文，包括省教育厅下发给各市县教育局、学校的非涉密公文；各市县教育局、学校上报给省教育厅的非涉密公文；各市县教育局、学校之间互发的非涉密公文。

    除涉密文件外，从2005年7月1日起省教育厅不再印发纸质公文，同时不再接收各市县教育局、学校上报的纸质公文。省教育厅与各市县教育、学校之间，各市县教育局、学校相互之间所有非涉密公文一律通过行政办公系统实现交换。

    涉密文件仍以纸质公文形式实现交换。

    三、设备要求

    在原有运行设备的基础上，再配置一部具有文本扫描功能扫描仪、彩色打印机用于电子公文的录入和打印。各单位的电子印章待系统升级后统一制作。在此之前，可以纸质公文盖公章后扫描传送。

    四、工作要求

    各使用单位要指定专人负责电子公文的交换，于每个工作日上午9：30—11：30，下午2：30—4：30按时启动系统收发公文，并在上述两个工作时段前做好需发送公文的前期录入准备工作。对于一些特急处理的公文可根据实际情况特事特办，保证公文运转及时、高效。

    各使用单位确定的收发人员名单及联系方式请于2005年6月28日前报省教育厅办公室备案。联系人：林洪珊，联系电话：65338069。

    五、保障措施

    1、加强领导。各单位要高度重视电子政务工作，切实把电子政务当作一件大事抓好抓实，从组织、经费上给予大力支持，尽快完成设备添购、人员安排等工作。

    2、加强制度建设。各单位要根据省政府和省教育厅关于电子政务管理的有关要求，结合实际，制定本单位电子公文交换工作制度、电子公文的审核制度、安全保密制度、网络管理制度等，确保电子公文的严肃性和安全性。加强阅读和办理电子公文交换工作值班制度。对紧急、重要公文要及时办理，不得在交换环节延误公文处理时限。

    3、加强安全保密。各单位要加强安全保护措施，保证电子公文交换的设备和文件安全。

    4、加强人员培训。各单位要积极配合，切实做好电子公文交换人员的培训工作，保证顺利开展电子公文交换工作。

    5、加强维护工作。各单位要配备专兼职的维护工作人员，及时处理系统在运行中出现的问题，确保系统正常运行，按时收发电子公文。如确需要技术支持，请与省教育厅信息中心联系，联系人：符传锐，联系电话：66779721。

                           
                                   二○○五年六月十七日